Проверка трудовой инспекции начинается с запроса документов, и список этот стандартный: правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, график отпусков, положение об оплате труда, положение об обработке персональных данных, трудовые договоры и приказы по личному составу. Отсутствие любого из них — самостоятельное основание для штрафа по статье 5.27 КоАП РФ.
Что относится к кадровому учёту
Под кадровым учётом понимают оформление, движение и хранение документов о трудовых отношениях: от приёма работника до передачи его дела в архив после увольнения.
Часть документов действует на всю компанию. Правила внутреннего трудового распорядка описывают режим работы и порядок применения взысканий, положение об оплате труда — систему выплат и премий, положение об обработке персональных данных — что именно и зачем работодатель собирает о работниках.
На каждого работника заводится свой комплект: трудовой договор в двух экземплярах, согласие на обработку данных, документы о переводах и отпусках. Штатное расписание, график отпусков и табель учёта рабочего времени стоят особняком — их проверяющие запрашивают одними из первых.
Сроки, которые пропускают чаще всего
Три рабочих дня — срок на письменный трудовой договор, если человека уже фактически допустили к работе. Знакомство с локальными актами под подпись статья 68 ТК РФ ставит перед подписанием договора, а не после него.
График отпусков утверждается не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Сведения о приёме и увольнении подаются в Социальный фонд по форме ЕФС-1 не позднее рабочего дня, следующего за днём издания приказа; по переводу на другую постоянную работу и по выбору способа ведения трудовой книжки — до 25-го числа следующего месяца.
Приказ о приёме на работу с ноября 2021 года обязательным не является, работодатель издаёт его по своему усмотрению. Но если приказ издан, знакомить с ним работника под подпись всё равно нужно.
Сколько стоит незакрытая рутина
Часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ даёт организации от 30 000 до 50 000 рублей, руководителю — от 1 000 до 5 000. Ненадлежащее оформление трудового договора вынесено в часть 4 и стоит организации до 100 000 рублей.
Считают нарушения не пакетом, а по эпизодам. Отсутствие подписи об ознакомлении у пятнадцати работников инспектор вправе оформить пятнадцатью составами, и сумма быстро уходит за полмиллиона. При повторном нарушении вилка для организации вырастает до 50 000–70 000 рублей, а руководителю грозит дисквалификация на срок от года до трёх лет.
Насколько комплект документов соответствует реальной практике, показывает кадровый аудит: выборочная сверка бумаг с тем, как в компании работают на самом деле.
Кто ведёт учёт в небольшой компании
До сорока-пятидесяти работников отдельного кадровика обычно нет, обязанности достаются бухгалтеру или офис-менеджеру дополнительным поручением. Работает это ровно до первой нестандартной ситуации: сокращения, дисциплинарного взыскания, спора об увольнении.
Микропредприятия вправе отказаться от локальных актов совсем, если используют типовую форму трудового договора, утверждённую постановлением Правительства № 858. Условия, которые обычно живут в правилах распорядка, при этом переносятся в текст договора.
Сроки хранения — отдельная зона, о которой вспоминают при переезде или ликвидации. Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 2003 года, хранятся 50 лет, оформленные раньше — 75.
Как проверить себя за час
| Что смотреть | Признак проблемы |
|---|---|
| Локальные акты | Положения об оплате труда нет вовсе, либо оно есть, но листа ознакомления к нему не приложено ни за один год |
| Трудовые договоры | Нет условия об оплате |
| Табель | У всех ровно по восемь часов, хотя часть людей работает по сменам |
| Хранение | Дела уволенных лежат в общем шкафу |
Вопросы, которые задают чаще всего
Обязательно ли вести кадровый учёт, если в штате три человека?
Да. Обязанность не зависит от численности: как только появился первый работник по трудовому договору, появляются и правила распорядка, и табель, и отчётность в Социальный фонд. Послабление есть только у микропредприятий, и касается оно локальных актов, а не учёта в целом.
Можно ли обойтись без штатного расписания?
В ТК РФ прямого требования нет, но документ запрашивают почти на каждой проверке: по нему сверяют должности в договорах и размеры окладов. Отказ от штатного расписания обычно обходится дороже, чем его утверждение.
Что делать, если документы за прошлые годы потеряны?
Восстанавливать по сохранившимся следам: приказы, отчётность, экземпляры договоров у работников. Датировать восстановленные документы прошедшими днями не стоит — за подлог отвечают отдельно от нарушений трудового законодательства.
Как понять, что учёт запущен, до прихода инспектора?
Провести кадровый аудит. Обычно он занимает несколько дней и заканчивается перечнем расхождений с оценкой риска по каждому, а не общими рекомендациями.
Сколько времени занимает наведение порядка?
Зависит от численности и глубины провала. На компанию до ста человек с сохранившимися договорами уходит две-три недели, при утрате документов — дольше.