Материальная помощь не входит в оплату труда и не зависит от результатов работы. Отсюда все её особенности: назначается она по заявлению, оформляется приказом и облагается налогами по своим правилам.
Когда её выплачивают
Основания компания определяет сама и перечисляет их в коллективном договоре или отдельном положении. Обычно это рождение ребёнка, свадьба, смерть близкого родственника, тяжёлая болезнь, пожар или другое чрезвычайное обстоятельство.
Обязанности закон не устанавливает. Но если основание описано в локальном акте, а работник под него подпадает, отказ придётся объяснять — и в суде такой отказ проигрывается.
Регулярность превращает её в часть заработка. Ежемесячные деньги с одинаковой формулировкой рано или поздно переквалифицируют со всеми доначислениями.
Налоги и взносы
Четыре тысячи рублей в год на одного человека свободны от НДФЛ и страховых взносов. Порог считается нарастающим итогом за календарный год, независимо от числа обращений.
Полностью освобождены от налога выплаты в связи со смертью члена семьи и помощь пострадавшим от чрезвычайных обстоятельств. Родство и обстоятельство подтверждаются документами.
Что учесть по налогу на прибыль
В расходы материальная помощь не включается — прямая норма Налогового кодекса. Исключение делают для выплат, которые предусмотрены трудовым договором и связаны с результатами работы, но тогда это уже часть системы оплаты труда, а не помощь.
Отсюда практический вывод: формулировка в локальном акте определяет и налоговые последствия, и то, чем выплата является по существу. Написанное «премия к отпуску» и «материальная помощь к отпуску» — два разных документа с разными последствиями.
Как оформляют
Заявление работника с указанием основания. Устная просьба и распоряжение руководителя без заявления оставляют выплату без документального основания.
Подтверждающие документы: свидетельство о рождении, о смерти, справка из медицинской организации, документ о чрезвычайном происшествии. Их копии хранятся вместе с приказом.
Приказ с указанием суммы, основания и срока выплаты. Ссылка на пункт положения в приказе избавляет от объяснений при проверке.
Вопросы, которые задают чаще всего
Можно ли выплатить помощь бывшему работнику?
Да, ограничений нет. Но льгота в четыре тысячи рублей действует только для работающих сотрудников, а для бывших выплата облагается НДФЛ полностью.
Обязательно ли положение о материальной помощи?
Не обязательно, однако без него каждая выплата решается отдельно и выглядит произвольной. Документ снимает и вопросы работников, и вопросы проверяющих.
Как считать лимит при нескольких выплатах?
Нарастающим итогом за календарный год. Первые четыре тысячи не облагаются, всё сверх — облагается, даже если основания были разными.
Входит ли материальная помощь в средний заработок?
Нет, при расчёте среднего заработка её не учитывают.