Совещание, на котором руководитель одновременно ведёт обсуждение и отстаивает свою позицию, заканчивается предсказуемо: решение принимает он, остальные молчат. Фасилитатор нужен ровно для того, чтобы разделить эти две роли.
Чем фасилитатор отличается от тренера и модератора
Тренер приносит содержание: он знает, как правильно, и учит этому. Фасилитатор содержания не приносит вовсе — его материал появляется из голов участников.
Модератор следит за регламентом и очерёдностью. Фасилитатор отвечает за результат разговора: чтобы к концу у группы был список решений, а не набор мнений.
Отсюда и требование к нему быть внешним по отношению к спору. Человек, у которого есть интерес в исходе, вести обсуждение не может — участники это считывают за первые полчаса.
Когда её заказывают
Решение затрагивает несколько подразделений, и каждое видит ситуацию по-своему. Обычное совещание в таком составе превращается в перекладывание ответственности.
Разговор идёт по кругу третий месяц. Позиции всем известны, но переход к решению каждый раз откладывается, потому что вслух не проговорено главное расхождение.
Компания меняет стратегию или структуру. Руководителям нужно не просто узнать новое, а обсудить его так, чтобы каждый понял свою часть одинаково с остальными.
Как устроена подготовка
Хорошая сессия наполовину состоит из того, что происходит до неё. Ведущий разговаривает с участниками по отдельности и выясняет, где расхождение проходит на самом деле.
Повестка собирается по итогам этих разговоров и опирается на цифры компании. Общая тема вроде «как нам улучшить взаимодействие» гарантированно даёт разговор ни о чём.
Отдельно согласуется, какие решения группа вправе принять сама, а какие только предложить. Без этой границы участники либо не решаются ни на что, либо договариваются о том, что потом отменяют.
Что происходит в зале
Работа идёт в малых группах и общем кругу попеременно. В группе высказываются те, кто в общем кругу молчит, и это единственный способ услышать всех при численности больше десяти человек.
Приоритеты расставляют голосованием, а не обсуждением. Каждый участник распределяет ограниченное число голосов, и картина расхождений становится видна за пять минут.
Всё, что произнесено, фиксируется на виду. Записанная формулировка либо уточняется сразу, либо принимается — так исчезает эффект, когда назавтра каждый помнит договорённость по-своему.
Что остаётся после
Перечень решений с ответственными и сроками. Без фамилий и дат протокол сессии превращается в декларацию о намерениях.
Проверка через месяц. Если из десяти решений выполнено одно, дело не в фасилитаторе: значит группа договорилась о том, на что у неё нет ресурса или полномочий.
Вопросы, которые задают чаще всего
Чем сессия отличается от обычного совещания?
Ролью ведущего и подготовкой. На совещании ведёт заинтересованный руководитель и повестка появляется в день встречи, на сессии ведущий нейтрален, а повестка собрана из предварительных разговоров с участниками.
Сколько человек можно собрать?
От восьми до двадцати пяти. Меньше восьми обсуждение сваливается в диалог нескольких активных, больше двадцати пяти не хватает времени, чтобы высказался каждый.
Можно ли фасилитировать своими силами?
По операционным темам — да, если ведущий не заинтересован в исходе. По конфликтам и стратегии внутренний ведущий почти всегда воспринимается как сторона.
Сколько это занимает?
От четырёх часов на узкую тему до двух дней на стратегию. Плюс подготовка: интервью с участниками и сбор материалов обычно занимают неделю.
Что делать, если участники не верят в результат?
Разобрать, чем закончились прошлые подобные встречи. Недоверие почти всегда основано на опыте: договорились, записали, ничего не произошло, и объявление новой сессии этого не отменяет.