Личное дело работника обязательно для государственных и муниципальных служащих. Для коммерческой организации это право, а не обязанность: ни ТК РФ, ни отдельный закон вести личные дела частных работодателей не заставляют.
Сама папка при этом создаёт риск. Закон 152-ФЗ в статье 5 связывает объём собранных данных с целью, ради которой их взяли. Ксерокопии паспорта, СНИЛС, свидетельств о браке и о рождении детей этой связи не выдерживают: после оформления приёма цель для их хранения обычно не формулируется.
Что уместно держать в деле
Документы, которые создаёт сам работодатель, вопросов не вызывают: экземпляр трудового договора и дополнительных соглашений, должностная инструкция с подписью об ознакомлении, приказы о переводах и поощрениях, заявления работника, материалы аттестации.
Документы работника хранят в деле только тогда, когда без них не обойтись по закону: справка об отсутствии судимости для педагогической работы, медицинское заключение по итогам обязательного осмотра, разрешительные документы иностранца.
Всё остальное предъявляется при приёме и возвращается. Сведения из паспорта переносятся в трудовой договор и учётные формы, а сама копия для этого не нужна.
Чего в деле быть не должно
Ксерокопии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета и свидетельств проверяющие находят чаще всего остального. Хранят их обычно по привычке, «чтобы было», и именно это объяснение закон не принимает.
Часть 1 статьи 13.11 КоАП РФ за обработку данных вне предусмотренных законом случаев даёт организации от 60 000 до 100 000 рублей. Эпизоды считают отдельно, поэтому итог зависит от того, в скольких делах нашли лишнее.
Есть и данные, запрашивать которые запрещено независимо от целей: членство в профсоюзе, политические взгляды, обстоятельства частной жизни. Запрет прямо записан в статье 86 ТК РФ.
Согласие: когда оно нужно, а когда нет
Обработка данных для оформления трудовых отношений идёт на основании закона, отдельное согласие для неё не требуется. Взятое «на всякий случай» согласие ситуацию не спасает: оно не делает избыточные копии допустимыми.
Согласие нужно там, где цель выходит за рамки трудовых отношений: фотография на сайт компании, передача данных страховой при оформлении полиса, публикация сведений о победителе внутреннего конкурса.
Форма такого согласия — письменная, с указанием конкретной цели и срока действия. Отзыв согласия работник вправе заявить в любой момент.
Где лежит дело и сколько его хранят
Дела хранятся в запираемом шкафу или сейфе, а перечень сотрудников, допущенных к ним, утверждается приказом. Выдача дела на руки фиксируется в журнале — это подтверждение того, что доступ ограничен.
Сколько дело лежит в архиве, определяет год, в котором его закрыли. Для документов по личному составу рубеж — 2003-й: закрытые позже хранятся полвека, закрытые раньше — 75 лет.
Личная карточка по форме Т-2 с сентября 2021 года обязательной не является. Организации ведут её по желанию, чаще всего как удобную сводку по работнику.
Что делать с уже собранными копиями
Вопросы, которые задают чаще всего
Можно ли хранить копию паспорта, если работник дал согласие?
Согласие закрывает вопрос об основании, но не об объёме. Данные должны соответствовать цели обработки, а цель хранения копии после оформления приёма обычно не формулируется.
Что делать с копиями, которые уже собраны?
Изъять из дел и уничтожить по акту, указав в нём состав и количество документов. Сведения, которые действительно нужны, к этому моменту уже перенесены в трудовой договор и учётные формы.
Обязательно ли вести личные дела в обычной компании?
Нет, это внутреннее решение работодателя. Если дела ведутся, порядок их формирования и хранения закрепляется локальным актом.
Что грозит за уничтожение дела раньше срока?
Ответственность за нарушение правил хранения архивных документов наступает по статье 13.20 КоАП РФ. Работнику при этом придётся восстанавливать сведения о стаже через суд.
Как понять, что в делах есть лишнее?
Проверить состав нескольких дел выборочно и по каждому документу задать вопрос, для какой цели он хранится сейчас. Документ, для которого ответа нет, из дела изымается.
Кто отвечает за нарушения — компания или кадровик?
Штрафы по статье 13.11 КоАП РФ налагаются и на организацию, и на должностное лицо. Ответственность конкретного работника определяется его должностной инструкцией и приказом о допуске к обработке данных.