Штатное расписание — документ, на который ссылается каждый трудовой договор в компании. В нём закреплены должности, количество ставок и оклады, и именно его первым запрашивают при проверке и при споре о сокращении.
Обязательно ли оно
Прямой строки «работодатель обязан вести штатное расписание» в кодексе нет, и это порождает споры. Но статья 15 определяет трудовую функцию как работу по должности в соответствии со штатным расписанием, а статья 57 требует указать эту функцию в договоре.
Получается, что без документа невозможно корректно оформить ни один трудовой договор. Роструд из этого и исходит: расписание считается обязательным для всех работодателей-организаций.
Отдельно оно нужно при сокращении. Доказать, что должность действительно исключена, можно только сравнив старую и новую редакции, и суды смотрят именно на это.
Что внутри
Унифицированная форма Т-3 перестала быть обязательной в 2013 году, компания вправе утвердить свою. На практике от неё редко отходят: набор граф в ней логичный.
Структурное подразделение и его код, наименование должности, количество штатных единиц, тарифная ставка или оклад, надбавки, месячный фонд по строке и примечание.
Ставки бывают дробными: 0,5 и 0,25 в расписании — обычное дело для совместителей и неполной занятости.
Вакантные должности из документа не убирают. Наоборот, именно они показывают, что в компании есть куда переводить сотрудника при сокращении, а это обязанность работодателя.
Наименования должностей: где кроется риск
Обычную должность можно назвать как удобно компании. Но если работа даёт право на досрочную пенсию, компенсации или предполагает ограничения, наименование берут строго из квалификационных справочников или профстандартов — этого требует статья 57.
Ошибка здесь всплывает через много лет, когда человек оформляет пенсию, а его «мастер участка» не совпадает с записью в списках. Исправлять придётся через суд и архивы.
Со звучными названиями та же история. «Евангелист продукта» в расписании выглядит современно, но при сокращении или в трудовом споре доказать содержание такой работы будет сложно.
Одна должность — один оклад
Самая частая находка при кадровом аудите — вилка окладов по одной должности или два менеджера с разной оплатой в одной строке.
Это прямое нарушение статей 22 и 132 ТК: за труд равной ценности платить нужно одинаково. Разницу в квалификации оформляют иначе — через надбавки, категории или разные должности в расписании.
Посчитаем, во что обходится ошибка. Два менеджера по продажам с окладами 60 000 и 75 000 рублей в одной строке: работник с меньшим окладом через суд получает разницу 15 000 в месяц за весь период, а это 180 000 рублей за год плюс проценты по статье 236.
Правильное решение стоит дешевле: ввести категории — «менеджер по продажам» и «старший менеджер по продажам» — и закрепить разницу в расписании.
Как утверждать и менять
Расписание вводится приказом руководителя, в котором указывают дату вступления в силу. Знакомить с ним всех сотрудников под подпись закон не требует — это не локальный акт о правах работников, а организационный документ.
Для одной-двух правок достаточно приказа. Перестроили структуру — утверждайте документ заново, так его потом легче читать.
Через расписание нельзя молча поменять человеку оклад. Либо соглашение сторон, либо статья 74 с предупреждением за два месяца и обоснованием причин.
Что проверяют при аудите
Разложить эти расхождения обычно удаётся за один заход: проверка соответствия документов входит в кадровый аудит.
| Что смотрят | Частая находка |
|---|---|
| Совпадение должностей с трудовыми договорами | человек годами работает по должности, которой в расписании давно нет, — договор и документ разошлись |
| Оклады по одинаковым должностям | вилка в одной строке или оклад ниже МРОТ при полной ставке, что даёт прямое основание для доплаты |
| Наименования льготных должностей | название не совпадает со справочником, и работник теряет право на досрочную пенсию — вскрывается через годы |
| Актуальность редакции | последнее изменение три года назад, а структура компании с тех пор дважды поменялась |
| Приказ об утверждении | расписание существует, а приказа к нему нет, то есть юридически документ не введён в действие |
Вопросы, которые задают чаще всего
У нас ИП с тремя работниками. Расписание нужно?
Формально требование адресовано организациям, но трудовая функция в договоре должна быть определена и у ИП. Проще составить документ на одну страницу, чем объяснять инспектору его отсутствие.
Можно ли не указывать оклады, а писать «по договорённости»?
Нет. Размер оплаты — обязательная графа, и она должна совпадать с трудовым договором. Формулировки вроде «согласно штатному расписанию» в договоре допустимы только вместе с конкретной суммой.
Как часто нужно утверждать новое расписание?
Периодичность закон не устанавливает. На практике его пересматривают раз в год и внепланово при изменении структуры, окладов или численности.
Нужно ли включать декретниц и тех, кто в отпуске по уходу?
Да, их ставки остаются в документе: за ними сохраняется место. Человека, который их замещает, оформляют на ту же ставку по срочному договору.
Что будет, если расписания нет вообще?
Претензии по статье 5.27 КоАП — до 50 000 рублей на организацию. Но дороже обычно обходится проигранный спор о сокращении: без документа доказать, что должность исключена, практически невозможно.