Кадровик просит у новичка ИНН, справку с прежней работы и копию диплома «на всякий случай». Половину этого требовать нельзя, а хранить в личном деле — тем более.
Обратная сторона той же ошибки обходится дороже. Через полгода выясняется, что воинский учёт вести не с чего: документы воинского учёта у людей не спросили, в военкомат сведения не ушли.
Что работодатель обязан получить
Паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности — кроме случаев, когда человек устраивается впервые или книжку потерял.
Документ, подтверждающий регистрацию в системе персонифицированного учёта: привычный СНИЛС или его электронная форма.
Документы воинского учёта — у военнообязанных и подлежащих призыву. Документ об образовании или квалификации, если работа требует специальных знаний.
Справку о наличии или отсутствии судимости — только там, где закон прямо запрещает работать людям с судимостью: педагогика, работа с несовершеннолетними, отдельные виды перевозок.
Чего требовать нельзя
Перечень закрытый. Требовать документы сверх него запрещено, а отказ человека их принести не может быть причиной отказа в приёме.
Сюда попадают ИНН, характеристики с прошлых мест, справка о доходах, свидетельства о браке и рождении детей, медицинская книжка там, где она не обязательна по виду деятельности.
Часть этих бумаг человек приносит добровольно — для вычетов, пособий, оформления полиса. Тогда основание для хранения не «мы попросили», а его письменное согласие с конкретной целью.
Порядок, в котором всё происходит
Сначала знакомство с локальными актами под роспись: правилами распорядка, положением об оплате труда, должностной инструкцией. Именно до подписания трудового договора, а не после.
Потом трудовой договор в двух экземплярах, на экземпляре работодателя — подпись работника о получении своего.
Приказ о приёме с конца 2021 года обязательным не является. Компания вправе его издавать, но требовать приказ на проверке никто не будет — смотреть будут договор.
Сроки, которые чаще всего пропускают
Если человека фактически допустили к работе без договора, оформить его нужно в течение трёх рабочих дней с момента допуска.
Сведения о приёме подаются в составе отчётности не позднее следующего рабочего дня после издания документа о приёме. Это самый частый пропуск: договор подписали в пятницу, вспомнили о сведениях в среду.
Если принимаете бывшего государственного или муниципального служащего, у которого с момента увольнения со службы не прошло двух лет, нужно уведомить его прежнего работодателя в десятидневный срок.
Что делать с копиями
Снимать копию паспорта и складывать её в личное дело — привычка, которая почти всегда лишняя. Персональные данные обрабатывают в объёме, который нужен для конкретной цели, и «пусть будет» такой целью не является.
Достаточно внести данные в трудовой договор и личную карточку. Если копия действительно нужна для конкретной процедуры, берите под неё отдельное согласие и укажите срок хранения.
Проверяющие смотрят на это предметно: избыточные копии в делах — самая типичная находка по персональным данным.
Вопросы, которые задают чаще всего
Человек не приносит трудовую книжку. Можно не оформлять?
Оформлять надо. Если книжка утрачена или испорчена, работодатель по письменному заявлению оформляет новую. Отсутствие книжки не основание для отказа в приёме.
Можно ли требовать ИНН?
Нет, в закрытый перечень он не входит. Номер понадобится для отчётности, и обычно человек сообщает его добровольно — но отказ принести бумажное свидетельство ни на что не влияет.
Диплома нет, а должность требует образования. Как быть?
Тогда человека нельзя допускать к этой работе, если требования к квалификации установлены нормативно. Если это внутреннее пожелание компании, а не требование закона, решение остаётся за вами.
Приняли человека, а документы воинского учёта он не принёс. Чем это грозит?
Штрафом за неисполнение обязанностей по воинскому учёту. Сведения о принятом работнике подаются в военкомат независимо от того, принёс он бумаги или нет, поэтому запрашивать их нужно письменно и фиксировать отказ.