«Это не входит в мои обязанности» — фраза, после которой руководитель идёт искать документ, где обязанности записаны. И обычно не находит.
Инструкция при этом лежит в папке: скачанная, подписанная три года назад, с обязанностями от другой компании и должностью, которой в штатном расписании больше нет.
Спрашивать по такому документу нельзя. А вот предъявить его вам работник вполне может.
Обязательна ли она вообще
В Трудовом кодексе должностная инструкция не упомянута. Само по себе её отсутствие нарушением не является, и штрафа за это нет.
Проблема появляется в другом месте. Трудовая функция — обязательное условие договора, и если в договоре написано только название должности, объём работы не определён нигде.
Дальше любое требование к сотруднику держится на устной договорённости, а любое взыскание за неисполнение разваливается: неисполнение чего именно, нигде не зафиксировано.
Где ей лучше жить: в договоре или отдельно
Если инструкция оформлена приложением к трудовому договору, менять её можно только по соглашению сторон либо по правилам изменения условий договора — с уведомлением за два месяца.
Если это отдельный локальный акт, работодатель утверждает и меняет его сам, знакомя работников под роспись. Гибкости заметно больше.
Второй вариант удобнее почти всегда. Исключение — должности, где объём работы прямо оговаривался при найме и является частью договорённости о деньгах.
Что должно быть внутри
Точное название должности — ровно как в штатном расписании, иначе документы перестают сходиться.
Требования к квалификации: образование, опыт, допуски. Если по должности действует профессиональный стандарт и его применение обязательно, требования берут оттуда.
Обязанности — глаголами и с измеримым результатом. Не «участвует в организации процесса», а «формирует график смен до 25 числа и передаёт его в расчётную группу».
Права, ответственность, кому подчиняется и кого замещает. Последнее забывают чаще всего, а всплывает оно в первый же отпуск.
Где инструкции обычно бесполезны
Скачанный шаблон описывает работу вообще, а не в вашей компании. Совпадений с реальностью в нём процентов тридцать.
Обязанности сформулированы через «участвует», «содействует», «обеспечивает взаимодействие». Проверить исполнение таких пунктов невозможно, значит и спросить нельзя.
Пункт «выполняет иные поручения руководителя» стоит вместо перечня. В споре он не работает: поручение должно относиться к трудовой функции, а не быть чем угодно.
Инструкцию не обновляли после смены процессов. Человек формально прав, отказываясь делать то, чего в ней нет.
Как знакомить и как менять
С инструкцией знакомят под роспись до подписания трудового договора, как и с остальными локальными актами. По действующим сотрудникам — при каждом изменении.
Отдельный лист ознакомления удобнее подписи на самом документе: при обновлении не придётся собирать подписи заново на всём тексте.
Отказ расписываться фиксируют актом. Обязанность соблюдать документ от этого не пропадает, а вот наказать без акта не выйдет.
Вопросы, которые задают чаще всего
Можно обойтись без инструкций, если компания маленькая?
Можно, закон не требует. Но тогда обязанности нужно подробно прописать в трудовом договоре — иначе спрашивать будет не по чему.
Работник отказывается выполнять то, чего нет в инструкции. Он прав?
Формально да, если это не относится к его трудовой функции. Расширять обязанности можно через дополнительное соглашение или через совмещение с доплатой.
Обязательно ли брать формулировки из профстандарта?
Только если применение стандарта обязательно для этой должности по закону. В остальных случаях он ориентир, а не шаблон.
Как часто пересматривать инструкции?
Не по календарю, а по событиям: изменились процессы, появилась техника, перераспределили зоны ответственности. Плановая ревизия раз в год ловит остальное.