Компенсацию за неиспользованный отпуск считают в два действия: сначала выясняют, сколько дней человек заработал, потом умножают их на средний дневной заработок. Ошибаются обычно на первом.
Сколько дней заработал человек
За каждый полностью отработанный месяц накапливается 2,33 календарного дня. Это годовые 28 дней, разделённые на двенадцать.
Неполный месяц округляют по пункту 35 Правил об очередных отпусках 1930 года — документ старый, но действующий. Остаток меньше половины месяца отбрасывают, половину и больше засчитывают как целый месяц.
Дробные дни округляют только вверх. Роструд в письме от 22 июня 2022 года № ПГ/15718-6-1 объяснил почему: арифметика здесь ухудшила бы положение работника, а на это работодатель права не имеет.
Есть и особый случай. Отработал человек 11 месяцев или больше — платят как за полный год, все 28 дней.
| Стаж на день увольнения | Сколько компенсируем |
|---|---|
| 5 месяцев 10 дней | 12 дней: остаток меньше половины месяца отброшен |
| 5 месяцев 20 дней | 14 дней: остаток округлён до полного месяца |
| 10 месяцев 20 дней | 28 — полная компенсация за год |
| 2 года 3 месяца | 63 дня минус те, что человек уже отгулял |
Из полученного числа вычитают дни, которые сотрудник успел отгулять. Остаток и есть то, за что придётся заплатить.
Средний дневной заработок
Расчётный период — двенадцать календарных месяцев перед увольнением. Сам порядок задан постановлением Правительства № 922.
В базу идёт всё, что человек заработал трудом: оклад или сдельная выработка, премии по действующей системе оплаты, надбавки за условия и районные коэффициенты.
А вот отпускные прошлых периодов, больничные, суточные и материальную помощь убирают — эти суммы платили не за работу, и в средний заработок они не входят.
Дальше сумму делят на 12 и на 29,3. Число 29,3 — среднемесячное количество календарных дней, оно прописано в кодексе.
Месяц, отработанный не полностью, пересчитывают отдельно: 29,3 делят на его календарные дни и умножают на те, что человек отработал.
Пример: менеджер отдела продаж
В отделе продаж увольняется менеджер. Он проработал 16 месяцев на окладе 80 000 ₽ без премий, а в отпуск уходил единственный раз — на 14 дней.
Заработанные дни: 16 × 2,33 = 37,28, округляем вверх до 38. Минус использованные 14 — к оплате остаётся 24 дня.
Средний дневной заработок: за год человек получил 960 000 ₽, делим на 12 и на 29,3, выходит 2 730,38 ₽.
Итог: 24 × 2 730,38 = 65 529,12 ₽. Удерживаем НДФЛ 8 518,79 ₽, на карту уходит 57 010,33 ₽. Страховые взносы компания платит сверху.
Налоги: льгот здесь нет
Выплату за неотгулянные дни облагают НДФЛ полностью и включают в базу по страховым взносам.
Этим она отличается от выходного пособия при сокращении, которое до трёх средних заработков не облагается. Бухгалтерия по привычке освобождает весь окончательный расчёт — и получает доначисления с пенями.
Сроки и цена опоздания
Деньги выдают в день увольнения, это статья 140 ТК РФ. Если человек в этот день не вышел, расчёт перечисляют не позже следующего дня после его требования.
Опоздание стоит дважды. Работнику начисляют проценты по статье 236 ТК РФ за каждый день задержки, а организацию штрафуют по части 6 статьи 5.27 КоАП — до 50 000 ₽.
Претензию бывший сотрудник вправе предъявить в течение года со дня увольнения. Отсчёт идёт от увольнения, а не от периода, за который дни остались неотгулянными.
Где чаще всего ошибаются
Ошибки повторяются из компании в компанию, и почти все они на стороне подсчёта, а не денег.
Дроби округляют по школьной арифметике и недоплачивают полдня. Забывают дополнительный отпуск за ненормированный день или за вредность. Тянут в базу отпускные прошлого года и завышают средний заработок.
Отдельная беда — считать только последний рабочий год, когда долг тянется с позапрошлого. Тогда сумма в записке-расчёте выходит вдвое меньше настоящей, а разницу потом взыскивают через суд с процентами.
Поймать такое до увольнения помогает кадровый аудит: вместе с остатками обычно всплывают незакрытые приказы и потерянные заявления.
А если своего кадровика в штате нет, к увольнению обычно расходятся и остальные документы: что должно быть в кадровом учёте, дешевле свериться заранее.
Вопросы, которые задают чаще всего
Сотрудник четыре года не был в отпуске — платить за всё?
Да, за все накопленные дни, срока давности здесь нет. Конституционный суд закрыл этот вопрос определением от 30 июня 2020 года № 1428-О, и суды его применяют.
Он сам не писал заявление на отпуск, почему платим мы?
Потому что дать человеку отдохнуть — обязанность работодателя, а не работника. Отсутствие заявления в суде не помогает: смотреть будут график отпусков и приказы.
Отработал 10 месяцев и уходит по собственному — сколько дней считать?
По 2,33 за каждый месяц. Полная компенсация за год при таком стаже положена только тем, кого увольняют по сокращению и ещё нескольким похожим основаниям.
Можно выдать деньги вместо отпуска, если человек не увольняется?
Только за ту часть, которая превышает 28 календарных дней в год. Основные 28 дней заменить выплатой нельзя, а беременным и несовершеннолетним нельзя ничего.
Уволился полгода назад и требует пересчёт — уже поздно?
Нет, у него есть год со дня увольнения. Поднимите записку-расчёт и проверьте расчёт и средний заработок: доплатить сразу дешевле, чем потом с процентами по статье 236.