График отпусков на 2027 год утверждают не позднее 17 декабря 2026 года. Две недели до начала календарного года — прямой срок из статьи 123 ТК РФ, и при проверке инспектор смотрит именно на дату утверждения.
Зачем график нужен работодателю, а не только инспектору
График обязателен для обеих сторон. Работник не может уйти отдыхать в произвольную дату, а компания не вправе отказать в периоде, который уже стоит в утверждённом документе.
На практике это единственная бумага, которой удаётся доказать, что отпуска планировались, а не раздавались по звонку. В споре об отказе в отпуске суд первым делом запрашивает этот документ.
Есть и денежная сторона. В компании на сто человек июль обычно забирает четверть годовых отпускных разом. Бухгалтерия должна узнать об этом в декабре, а не за три дня до первой выплаты.
Четыре даты, которые нельзя перепутать
Срок утверждения привязан к календарному году, остальные — к конкретному отпуску конкретного человека. Возьмём сотрудника, который по графику уходит отдыхать 6 июля 2027 года, и посчитаем все его даты.
Сам документ должен быть подписан до 17 декабря 2026 года. Уведомление этому сотруднику вручают не позднее 21 июня, а деньги перечисляют не позднее 2 июля — за три дня до выхода в отпуск.
Сроки утверждения и уведомления держит статья 123 ТК РФ, выплату — статья 136. Есть ещё нулевой шаг: там, где создан профсоюз, проект сначала уходит к нему, и только потом руководитель ставит подпись.
Про уведомление стоит сказать отдельно. Две недели отсчитывают от даты начала отпуска, а не от даты приказа. И расписаться человек должен на самом уведомлении — отметки в графике проверяющему мало.
Кто вправе выбрать даты сам
Часть работников не подчиняется общей раскладке. Они называют период, и компания обязана его поставить.
Первыми свои даты называют несовершеннолетние, совместители — их отпуск привязан к основному месту работы — и мужья, чьи жёны находятся в отпуске по беременности и родам.
Отдельная группа — родители. Выбирать время сами могут те, кто воспитывает ребёнка-инвалида до 18 лет, и многодетные: право работает, пока младшему из трёх детей не исполнилось 14 лет.
Замыкают перечень льготники по отдельным законам — почётные доноры, ветераны боевых действий, пострадавшие от аварии на Чернобыльской АЭС.
Основания проверяют до сбора пожеланий. Если многодетный сотрудник заявит своё право в ноябре, переверстать придётся весь отдел, а даты коллег уже согласованы.
Как собрать пожелания и не оголить отделы
Рабочая схема простая. Сначала руководителям спускают лимит: сколько человек в подразделении могут отсутствовать одновременно. Обычно это один из пяти или один из семи.
Дальше сотрудники заполняют опросные листы с двумя вариантами дат — основным и запасным. Второй вариант снимает половину будущих конфликтов, потому что пересечения видно сразу.
Июль и август достанутся не всем. Объявите правило до сбора заявок: например, приоритет у тех, кто прошлым летом ушёл в мае. Люди принимают почти любой критерий, если узнали о нём заранее, а не в ответ на отказ.
Разделение отпуска: где компании теряют рабочие дни
Отпуск делят по соглашению сторон, и одна из частей должна быть не короче 14 календарных дней. Это статья 125 ТК РФ, обойти её нельзя.
Остальные дни сотрудники часто просят блоками с понедельника по пятницу. Формально это законно, но выходные при такой схеме не списываются, и отсутствие на работе выходит длиннее.
Посчитаем на одном человеке с обычными 28 днями. Классическая раскладка «14 плюс 14» — это 20 пропущенных рабочих дней. Вариант «14 одной частью, остальное будними блоками» даёт уже 24 рабочих дня.
Разница — четыре дня на сотрудника. В компании на 50 человек это 200 человеко-дней, почти годовая норма одного специалиста. Соглашаться на такое дробление или нет, решает работодатель: без его согласия отпуск не делится вообще.
Что грозит, если графика нет
Отсутствие графика проверяющие квалифицируют по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
| Кого штрафуют | Первый раз | Повторно |
|---|---|---|
| Должностное лицо | 1 000 – 5 000 ₽ | 10 000 – 20 000 ₽ или дисквалификация на 1–3 года |
| Индивидуальный предприниматель | 1 000 – 5 000 ₽ | 10 000 – 20 000 ₽ |
| Организация | 30 000 – 50 000 ₽ | 50 000 – 70 000 ₽ |
Рядом идёт вторая статья расходов. Отпускные, выплаченные позже трёхдневного срока, — это отдельное нарушение по части 6 статьи 5.27 КоАП плюс проценты работнику по статье 236 ТК РФ за каждый день задержки.
Что проверить до утверждения
Перед подписью пройдитесь по короткому списку. Он закрывает нарушения, которые находят при проверке чаще всего.
| Что смотрим | Частая ошибка |
|---|---|
| Полноту списка | забыли декретниц и тех, кто в отпуске по уходу за ребёнком |
| Число дней у каждого | не добавили дни за вредность и ненормированный рабочий день |
| Долги прошлых лет | неиспользованные дни не разнесены по периодам, а висят «на потом» |
| Дробление | у человека все части короче 14 дней |
| Праздники | нерабочие праздничные дни посчитаны как дни отпуска, хотя статья 120 ТК РФ их исключает |
Долги по неиспользованным дням редко приходят в одиночку — рядом обычно всплывают незакрытые приказы и несданные уведомления. Если документы давно не смотрели, составлять план отдыха лучше после кадрового аудита.
А когда своего кадровика в штате нет, даты по отделам каждый декабрь собираются вручную, а вместе с ними копятся пробелы в кадровом учёте.
Вопросы, которые задают чаще всего
У нас 12 человек и нет профсоюза — график всё равно нужен?
Да. Мнение профсоюза учитывают только там, где он создан, а обязанность составить график от численности не зависит. Освобождены лишь работодатели, у которых нет ни одного работника по трудовому договору.
Сотрудник просится в отпуск не по графику — мы обязаны отпустить?
Нет, если он не входит в льготные категории. Отпуск вне графика — право компании, а не обязанность. Согласились — оформляете заявление, приказ и вносите изменение в утверждённый документ.
Успеваем утвердить график только 25 декабря, это нарушение?
Формально да, срок пропущен. Автоматического штрафа за это не будет, но дата утверждения — первое, что смотрит инспектор, поэтому лучше уложиться в 17 декабря.
Можно вести график в программе и не печатать форму Т-7?
Можно. Унифицированная форма Т-7 перестала быть обязательной с 2013 года, компания вправе утвердить свою. Главное, чтобы в ней были подразделение, ФИО, должность, число дней и планируемая дата начала.
Новый сотрудник вышел в марте — его вносить в график?
На момент подписания документа он ещё не работал, поэтому в документе его нет. Заявление на отпуск он сможет подать через шесть месяцев, а согласованные с ним даты вы добавите отдельным изменением.