11 минут чтения
Подписать график на 2027 год руководитель должен до 17 декабря 2026 года: статья 123 ТК РФ отводит на это срок не позже чем за две недели до нового года. Ниже — порядок по неделям с октября по декабрь, бланк Т-7 и уведомление для скачивания, список льготников с учётом изменений 2026 года и штрафы.
Зачем график нужен работодателю, а не только инспектору
Утверждённый документ связывает обе стороны. Сотрудник не уходит отдыхать, когда ему вздумается, а работодатель не может отменить период, который сам же подписал.
На практике это единственная бумага, которой удаётся доказать, что отпуска планировались, а не раздавались по звонку. В споре об отказе в отпуске суд первым делом запрашивает этот документ.
Есть и денежная сторона. В компании на сто человек июль обычно забирает четверть годовых отпускных разом. Бухгалтерия должна узнать об этом в декабре, а не за три дня до первой выплаты.
Обязанность не зависит от численности. График нужен и компании из пяти человек, и ИП с одним работником по трудовому договору. Освобождён только тот, у кого работников нет вовсе.
Бланк Т-7 и уведомление: скачать
Форму Т-7 ввёл Госкомстат постановлением № 1 от 05.01.2004. Обязательной она быть перестала в 2013 году, и бланк можно разработать свой. Обычно этого не делают: в Т-7 уже есть все нужные графы, а инспектор узнаёт её с первого взгляда.
Как заполнить графы формы Т-7
| Графа | Что в неё писать | На чём чаще ошибаются |
|---|---|---|
| 1. Структурное подразделение | Название отдела точно как в штатном расписании | Пишут сокращение или старое название отдела после реорганизации |
| 2. Должность | Должность по штатному расписанию, без «ведущий/старший», если их нет в расписании | Берут должность из подписи в почте, а не из документов |
| 3–4. ФИО и табельный номер | Полностью, табельный номер — из личной карточки | Пропускают табельный номер, хотя он связывает график с табелем и расчётом |
| 5. Количество календарных дней | Длительность каждой части вместе с дополнительными днями | Забывают дни за вредные условия и ненормированный день, не учитывают долги прошлых лет |
| 6. Запланированная дата | Первый день каждой части | Ставят только месяц — при проверке это считают отсутствием даты |
| 7. Фактическая дата | Заполняется по ходу года, когда человек действительно ушёл отдыхать | Заполняют заранее, копируя графу 6 |
| 8–9. Перенос | Основание (заявление, приказ) и новая предполагаемая дата | Договариваются о переносе устно, не оставляя следа в документе |
| 10. Примечание | Льготную категорию и её основание, дробление, особые договорённости | Не отмечают льготников — и потом спорят, почему они вне очереди |
Порядок по неделям: с октября до 17 декабря
Сроки ниже не из закона, кроме последних двух. Это рабочий ритм, при котором к середине декабря не остаётся споров и переделок.
- До 1 ноября — выгрузить остатки неиспользованных дней по каждому работнику и список тех, кто в отпуске по уходу за ребёнком или в декрете.
- До 1 ноября — запросить подтверждение льгот: справки о многодетности, о ребёнке-инвалиде, документы о статусе родственников военнослужащих.
- 1–20 ноября — разослать опросный лист: два варианта дат, основной и запасной, и сколько дней одной частью.
- 20–30 ноября — свести пожелания по отделам и проверить лимит одновременного отсутствия, вернуть руководителям пересечения.
- 1–10 декабря — если в компании есть профсоюз, направить ему проект. На мнение у него пять рабочих дней (статья 372 ТК РФ).
- До 17 декабря — утвердить график подписью руководителя.
- Дальше по ходу года: за две недели до каждого периода отдыха — уведомление под подпись, за три дня — выплата.
Знакомить весь штат с графиком под подпись закон прямо не требует, но это снимает половину будущих споров о том, «кто знал о датах». Достаточно листа ознакомления или рассылки через электронный кадровый документооборот.
Четыре даты, которые нельзя перепутать
Срок утверждения привязан к календарному году, остальные — к датам конкретного человека. Возьмём сотрудника, который по графику уходит отдыхать во вторник, 6 июля 2027 года, и посчитаем все его даты.
| Что сделать | Срок, если первый день отдыха — 6 июля 2027 | Норма |
|---|---|---|
| Утвердить график | не позднее 17 декабря 2026 | ст. 123 ТК РФ |
| Получить мнение профсоюза (если он есть) | до утверждения, на ответ — 5 рабочих дней | ст. 372 ТК РФ |
| Уведомить работника под подпись | не позднее 22 июня 2027 | ст. 123 ТК РФ |
| Выплатить отпускные | не позднее пятницы, 2 июля 2027 (3 июля — суббота) | ст. 136 ТК РФ |
Две недели для уведомления считают от первого дня отдыха, а не от даты приказа. И расписаться человек должен на самом уведомлении — отметки в графике проверяющему мало.
Если день выплаты выпадает на субботу или воскресенье, деньги переводят в последний рабочий день перед ним. Перечисление в понедельник — уже просрочка.
Кто вправе выбрать даты сам
Часть работников не подчиняется общей раскладке. Они называют период, и компания обязана его поставить. Основания проверяют до сбора пожеланий: если многодетный сотрудник заявит своё право в конце ноября, переверстать придётся весь отдел, а даты коллег уже согласованы.
| Кто называет даты сам | Где это записано | На что обратить внимание |
|---|---|---|
| Сотрудники младше 18 лет | ст. 267 ТК РФ | Им положен 31 день, а не 28 |
| Мама, папа, опекун или попечитель ребёнка с инвалидностью | ст. 262.1 ТК РФ | Ребёнку нет 18; право у одного из родителей |
| Родитель троих детей и больше, если все младше 18 | ст. 262.2 ТК РФ | Льгота действует, пока самому младшему нет 14 |
| Муж сотрудницы, которая ушла в декрет | ч. 4 ст. 123 ТК РФ | Сколько он проработал у вас — не важно |
| Совместитель | ст. 286 ТК РФ | Даты подстраивают под основное место работы |
| Будущая мама или женщина после декрета | ст. 260 ТК РФ | Право есть до декрета, сразу после него и после выхода из отпуска по уходу за ребёнком |
| Муж или жена военнослужащего | п. 11 ст. 11 закона «О статусе военнослужащих» | Отдыхают в те же даты, что и супруг |
| Один из родителей или детей военнослужащего с инвалидностью I или II группы (новое с 5 июня 2026) | закон от 25.05.2026 № 153-ФЗ | Военнослужащий — ветеран боевых действий, продолжает службу и не состоит в браке; дни сверх положенных работнику — без сохранения зарплаты |
| Ветераны боевых действий, почётные доноры, пострадавшие от аварии на ЧАЭС, Герои России | отдельные федеральные законы | Статус подтверждают удостоверением |
Последняя строка — повод проверить перечень заново перед каждым графиком. Его дополняют почти ежегодно, а льготу, о которой кадровик не знал, работник всё равно вправе потребовать.
Сколько дней ставить каждому
Ошибки в графе 5 всплывают позже всего — когда работник уходит в отпуск и бухгалтерия пересчитывает дни. Остатки дней — первое, что мы сверяем при проверке кадровых документов: число в учётной программе и число, которое следует из приказов, расходятся чаще, чем кажется.
| Кому и за что | Дней в году | Норма |
|---|---|---|
| Базовая продолжительность для всех | 28 | ст. 115 ТК РФ |
| Работники до 18 лет | 31 | ст. 267 ТК РФ |
| Работники с инвалидностью | от 30 | ст. 23 закона № 181-ФЗ |
| Вредные или опасные условия по итогам СОУТ | плюс 7 и больше | ст. 117 ТК РФ |
| Ненормированный день | плюс 3 и больше | ст. 119 ТК РФ |
| Крайний Север / приравненные к нему местности | плюс 24 / плюс 16 | ст. 321 ТК РФ |
Нерабочие праздники, попавшие на период отдыха, в его дни не засчитываются (статья 120 ТК РФ). В 2027 году это 1–8 января, 23 февраля, 8 марта, 1 и 9 мая, 12 июня и 4 ноября. Сотрудник, взявший 14 дней с 1 мая 2027 года, будет отдыхать по 16 мая включительно, а не по 14-е: 1 и 9 мая сдвинут окончание на два дня.
Отдельно — долги прошлых лет. Оставлять человека без ежегодного отдыха два года подряд запрещено (статья 124 ТК РФ). Неиспользованные дни разносят по графику явно, а не держат «на потом»: иначе при увольнении они превратятся в компенсацию за все накопленные годы.
Как собрать пожелания и не оголить отделы
Рабочая схема простая. Сначала руководителям спускают лимит: сколько человек в подразделении могут отсутствовать одновременно. Обычно это один из пяти или один из семи.
Дальше сотрудники заполняют опросные листы с двумя вариантами дат — основным и запасным. Второй вариант снимает половину будущих конфликтов, потому что пересечения видно сразу. Лист пожеланий есть во втором листе бланка выше.
Июль и август достанутся не всем. Объявите правило до сбора заявок: например, приоритет у тех, кто прошлым летом ушёл в мае. Люди принимают почти любой критерий, если узнали о нём заранее, а не в ответ на отказ.
Разбор на отделе продаж
Отдел из 14 человек, лимит — не больше трёх отсутствующих одновременно. В июле пожелания подали восемь человек, двое из них — льготники: многодетная мать и совместитель, у которого отпуск на основной работе с 12 июля.
Льготников ставят первыми, и на остальной июль остаётся одно место в каждую неделю на шестерых желающих. Запасные варианты закрывают четырёх: двое соглашаются на август, двое — на конец июня. Двоим без запасного варианта предлагают июль следующего года в приоритете — и фиксируют это в примечании к графику.
Без опросных листов с двумя вариантами этот же отдел обычно сводят в три круга переписки, а последний круг заканчивается приказом руководителя и недовольством.
Разделение отпуска: где компании теряют рабочие дни
Делить отдых на части можно только по договорённости работника и работодателя, и хотя бы один кусок должен длиться 14 календарных дней или больше — так установлено статьёй 125 ТК РФ.
Остальные дни сотрудники часто просят блоками с понедельника по пятницу. Формально это законно, но выходные при такой схеме не списываются, и отсутствие на работе выходит длиннее.
Посчитаем на одном человеке с обычными 28 днями. Классическая раскладка «14 плюс 14» — это 20 пропущенных рабочих дней. Вариант «14 одной частью, остальное будними блоками» даёт уже 24 рабочих дня.
Разница — четыре дня на сотрудника. В компании на 50 человек это 200 человеко-дней, почти годовая норма одного специалиста. Соглашаться на такое дробление или нет, решает работодатель: без его согласия отпуск не делится вообще.
Что грозит, если графика нет
Отсутствие графика, пропуск срока уведомления и отказ в отпуске льготнику проверяющие квалифицируют по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.
| Кого штрафуют | Первый раз | Повторно |
|---|---|---|
| Должностное лицо | 1 000 – 5 000 ₽ | 10 000 – 20 000 ₽ или дисквалификация на 1–3 года |
| Индивидуальный предприниматель | 1 000 – 5 000 ₽ | 10 000 – 20 000 ₽ |
| Организация | 30 000 – 50 000 ₽ | 50 000 – 70 000 ₽ |
Рядом идёт вторая статья расходов. Отпускные, выплаченные позже трёхдневного срока, — это отдельное нарушение по части 6 статьи 5.27 КоАП плюс проценты работнику по статье 236 ТК РФ за каждый день задержки.
Что проверить до утверждения
Перед подписью пройдитесь по короткому списку. Он закрывает нарушения, которые находят при проверке чаще всего.
| Что смотрим | Частая ошибка |
|---|---|
| Полноту списка | Забыли декретниц и тех, кто в отпуске по уходу за ребёнком |
| Число дней у каждого | Не добавили дни за вредность и ненормированный рабочий день |
| Долги прошлых лет | Неиспользованные дни не разнесены по периодам, а висят «на потом» |
| Дробление | У человека все части короче 14 дней |
| Праздники | Нерабочие праздничные дни посчитаны как дни отпуска, хотя статья 120 ТК РФ их исключает |
| Льготники | Не отмечены в примечании, поставлены в общую очередь |
| Дата утверждения | Подпись руководителя без даты или датой после 17 декабря |
Долги по неиспользованным дням редко приходят в одиночку — рядом обычно всплывают незакрытые приказы и несданные уведомления. Если документы давно не смотрели, составлять план отдыха лучше после кадрового аудита.
А когда своего кадровика в штате нет, даты по отделам каждый декабрь собираются вручную, а вместе с ними копятся пробелы в кадровом учёте.
Вопросы, которые задают чаще всего
У нас 12 человек и нет профсоюза — график всё равно нужен?
Да. Мнение профсоюза учитывают только там, где он создан, а обязанность составить график от численности не зависит. Освобождены лишь работодатели, у которых нет ни одного работника по трудовому договору.
Сотрудник просится в отпуск не по графику — мы обязаны отпустить?
Нет, если у него нет льготы. Отпустить сотрудника в другие даты компания может, но не обязана. Согласились — оформляете заявление, приказ и вносите изменение в утверждённый документ.
Успеваем утвердить график только 25 декабря, это нарушение?
Формально да, срок пропущен. Автоматического штрафа за это не будет, но дата утверждения — первое, что смотрит инспектор, поэтому лучше уложиться в 17 декабря.
Можно вести график в программе и не печатать форму Т-7?
Можно. Форма Т-7 не обязательна с 2013 года, а при электронном кадровом документообороте график утверждают электронной подписью руководителя. Главное, чтобы в документе были подразделение, ФИО, должность, число дней и планируемая дата начала.
Новый сотрудник вышел в марте — его вносить в график?
На момент подписания документа он ещё не работал, поэтому в графике его нет. Право на первый отпуск появляется через шесть месяцев работы, раньше — по соглашению сторон. Согласованные даты добавляют отдельным изменением графика.
Кто проверит наш график до 17 декабря, если своего кадровика нет?
Это укладывается в кадровый аудит: смотрим график вместе с остатками дней, приказами и уведомлениями и показываем, что исправить до утверждения. Заявку можно оставить на странице кадрового аудита.