Инспектор просит правила внутреннего трудового распорядка. Приносят документ, скачанный из интернета: пятидневка с девяти до шести, обеденный перерыв с часу до двух.
Половина людей в компании работает по сменам, склад — с семи утра, а обед у водителей плавающий, когда получится.
Дальше проверка идёт не по документу, а по расхождению документа с жизнью, и это худший вариант из возможных.
Кто может обойтись без ПВТР
Микропредприятия и некоммерческие организации вправе отказаться от локальных актов полностью или частично — статья 309.2 ТК РФ. Единственное исключение — акт о временном переводе на дистанционную работу.
Отказ не означает, что правил нет. Условия, которые обычно живут в ПВТР, переносятся прямо в трудовые договоры по типовой форме, и объём работы от этого скорее растёт.
Всем остальным работодателям правила распорядка обязательны, независимо от численности.
Что должно быть внутри
Статья 189 ТК РФ задаёт минимум: порядок приёма и увольнения, права и обязанности работника и работодателя, режим работы, время отдыха, поощрения и взыскания.
Режим — самая содержательная часть. Начало и окончание работы, перерывы, сменность, суммированный учёт, если он применяется, порядок работы в выходные.
Раздел про поощрения и взыскания чаще всего переписывают из чужого документа целиком, и вместе с ним приезжает пункт про лишение премии как вид взыскания. Такого вида в статье 192 ТК РФ нет, перечень там закрытый.
Что дописывают сверх минимума
Пропускной режим и порядок выноса имущества, использование рабочей почты и техники, требования к внешнему виду там, где они действительно нужны.
Место для курения и порядок перерывов на него — иначе спор о том, сколько раз в день человек имеет право выйти, решать нечем.
Если в компании работает электронный документооборот, сюда же попадает порядок ознакомления с документами и подписания их в системе.
Где скачанный шаблон рассыпается
Режим в документе один, а по факту другой. Это видно уже по табелю, и объяснить расхождение нечем.
Перерыв назначен жёстко «с 13:00 до 14:00» там, где производство непрерывное. Работник в перерыв работает, значит время подлежит оплате.
Названия должностей в правилах не совпадают со штатным расписанием, а сроки выплаты зарплаты — с положением об оплате труда. Инспектор сверяет документы между собой, а не читает каждый по отдельности.
Как утвердить, чтобы документ работал
Правила утверждает работодатель с учётом мнения представительного органа работников — статья 190 ТК РФ. Нет профсоюза, значит согласовывать не с кем, но сам факт стоит зафиксировать.
Дальше приказ об утверждении и дата введения в действие. Без даты непонятно, с какого момента человека можно спрашивать за опоздание.
Знакомят с правилами под роспись до подписания трудового договора — статья 68 ТК РФ. Не в первый рабочий день и не задним числом.
Что бывает при проверке
Отсутствие правил и ошибки в них идут по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ: должностному лицу предупреждение или штраф от 1 000 до 5 000 рублей, предпринимателю столько же, компании от 30 000 до 50 000.
Дороже обходится другое. Без действующих правил и подписи об ознакомлении разваливается любое дисциплинарное взыскание: доказать, что человек нарушил режим, нечем — режим нигде не установлен.
Когда правила пора пересматривать
Появились смены, разъездная работа или удалённые сотрудники. Открылось подразделение с другим графиком.
Перешли на электронный кадровый документооборот: порядок ознакомления с документами меняется, и в правилах это должно быть отражено.
Вопросы, которые задают чаще всего
У нас пять человек — правила нам нужны?
Если компания в реестре как микропредприятие, от них можно отказаться и перенести условия в трудовые договоры по типовой форме. Само по себе количество людей ничего не решает: важен статус в реестре.
Скачали образец в интернете, этого достаточно?
Как основы — да, как готового документа — нет. Проверять надо режим, перерывы, сроки выплаты зарплаты и названия должностей: именно на расхождении с реальностью документ и рассыпается.
Профсоюза нет, с кем согласовывать правила?
Ни с кем: учёт мнения требуется, когда представительный орган есть. Утверждаете приказом и фиксируете, что органа в компании нет.
Работник отказывается расписываться в ознакомлении. Что делать?
Составить акт об отказе за подписями двух свидетелей. Обязанность соблюдать правила от этого не исчезает, а вот наказать без акта потом не получится.