Посчитайте стоимость одного сотрудника целиком. К окладу прибавьте страховые взносы, отпускные, больничные, рабочее место, технику, обучение, долю затрат на подбор.
Получится сумма заметно выше той, что стоит в трудовом договоре. Именно ей и стоит оперировать в разговоре о бюджете — иначе решения принимаются по цифре, которая меньше реальной примерно в полтора раза.
Из чего состоит бюджет
| Статья расходов | Что в неё входит |
|---|---|
| ФОТ с налогами | оклады, надбавки, страховые взносы — обычно львиная доля бюджета |
| Премии и бонусы | переменная часть; выплачиваемая всем и всегда работает как оклад |
| Подбор и адаптация | каналы, время рекрутера и руководителя, ввод в должность |
| Обучение и льготы | курсы, ДМС, подписки, компенсации |
| Рабочие места | аренда площади, техника, лицензии на софт |
| Подрядчики и самозанятые | работа за штатом — из бюджета на персонал не исчезает |
Основа — фонд оплаты труда с налогами и взносами: обычно львиная доля всех расходов на людей.
Дальше премии и бонусы, и здесь важно понимать, за что они платятся: премия, которая выплачивается всем и всегда, экономически ничем не отличается от оклада, но управленческого эффекта не даёт.
Отдельные строки — подбор, обучение, ДМС и прочие льготы, рабочие места и оборудование. К ним же относятся расходы на подрядчиков и самозанятых: работа, вынесенная за штат, из бюджета на персонал никуда не исчезает.
Скрытая строка: текучесть
Её редко считают, а она часто крупнее, чем строка на обучение. Замена сотрудника складывается из затрат на подбор, времени руководителя на собеседования, месяцев недопроизводства новичка и нагрузки на команду, которая тянет его задачи.
Посчитайте по одной ушедшей должности — и разговор о бюджете на удержание пойдёт другим тоном. Обычно выясняется, что удержать было дешевле, чем заменить.
Где обычно утекает
Дубли функций между подразделениями. Один и тот же отчёт собирают двое, потому что так исторически сложилось, а пересматривать никто не брался.
Переработки вместо нормального планирования смен. Полуторная и двойная оплата обходятся дороже, чем ещё один человек в графике.
Льготы, которыми не пользуются: оплаченные подписки, невыбранные лимиты ДМС, обучение, которое никто не прошёл.
Разрыв между грейдом и рынком. Часть людей переплачена по инерции — им подняли зарплату при удержании и забыли, — а часть недооценена и уже смотрит вакансии.
Как считать, чтобы решения были верными
Считайте по подразделениям, а не в целом по компании. Средняя стоимость сотрудника по организации не говорит ничего: в бухгалтерии и на складе разные и зарплаты, и текучесть, и структура расходов.
Соотносите затраты с результатом подразделения, а не с абстрактной нормой. Доля расходов на персонал в выручке закономерно выше в услугах и ИТ, чем в торговле, и сравнивать себя нужно с собственной динамикой.
С чего начать
Возьмите выгрузку ФОТ по подразделениям за год и добавьте к ней данные по увольнениям. Этих двух таблиц достаточно, чтобы увидеть первые перекосы: где платят больше всех и где чаще всего уходят.
Разобрать бюджет по статьям и найти резервы помогает услуга управления затратами на персонал, а связать цифры с процессами — диагностика HR-процессов.
Частые вопросы
С сокращений начинать можно?
Это самый дорогой инструмент и почти никогда не первый. Раньше него идут структура, премиальные схемы и работа с текучестью.
Какую долю выручки нормально тратить на персонал?
Единой нормы нет: в услугах и ИТ доля закономерно выше, чем в торговле. Ориентируйтесь на свою динамику, а не на абстрактный процент.
Что делать с самозанятыми и подрядчиками?
Считать вместе со всеми. Иначе получится, что затраты снизились, хотя работа никуда не делась.
Как посчитать стоимость текучести без сложных методик?
Сложите затраты на подбор замены, оплату за период недопроизводства новичка и оценку времени руководителя. Даже такой грубый расчёт обычно даёт несколько месячных окладов.
Нужно ли включать в расчёт стоимость рабочего места?
Да, если она заметна: аренда площади, техника, лицензии на софт. Для офисного сотрудника это ощутимая добавка к окладу.