Кадровый аудит — это проверка документов и процессов на соответствие трудовому законодательству до того, как её проведёт инспектор. Разница принципиальна: по итогам аудита вы получаете список нарушений и время на исправление, по итогам проверки ГИТ — протокол и штраф.
Ниже разобрано, что именно смотрят, какие нарушения встречаются чаще всего и что можно проверить своими силами за один вечер.
Когда аудит нужен в первую очередь
Смена кадровика. Вместе с человеком уходит понимание, что где лежит и почему оформлено именно так. Принимающая сторона обычно обнаруживает пробелы через несколько месяцев, когда исправлять их уже дороже.
Плановая или внеплановая проверка на горизонте. Сюда же попадает срабатывание индикаторов риска — например, массовые выплаты ниже МРОТ.
Конфликтное увольнение. Если работник настроен судиться, документы поднимут все и по каждому эпизоду.
Сделка или due diligence. Покупатель бизнеса проверяет кадровый контур наравне с бухгалтерией: незакрытые трудовые споры и неоформленные переработки — это обязательства.
Рост компании. Процедуры, которые работали на двадцати сотрудниках, на сотне начинают давать сбои просто по объёму.
Что проверяют: зоны и типичные находки
| Зона проверки | Что смотрят | Частая находка |
|---|---|---|
| Трудовые договоры | обязательные условия, размер оклада, подписи сторон | вместо суммы формулировка «согласно штатному расписанию» |
| Ознакомление с ЛНА | подписи на ПВТР, положении об оплате, должностной инструкции | подписей нет или собраны задним числом |
| Приказы и основания | заявления, соглашения, служебные записки, соответствие дат | приказ издан раньше документа-основания |
| Рабочее время и отпуска | табели, графики сменности, график отпусков и его исполнение | переработки не отражены в табеле и не оплачены |
| Персональные данные | положение, согласия, приказ об ответственном, уведомление РКН | собраны только согласия, остального комплекта нет |
| Воинский учёт | приказ, карточки формы 10, сроки уведомлений военкомата | учёт не ведётся вовсе |
Почему цена ошибки считается по каждому работнику
Это главное, чего не понимают до первой проверки. Протокол составляется отдельно по каждому работнику и каждому виду нарушения, поэтому одна незакрытая процедура множится на численность.
Простой пример. В компании сорок человек, ни у кого нет подписи об ознакомлении с положением об оплате труда. Это не одно нарушение, а сорок эпизодов, и штрафы по ним суммируются.
Отсюда и порядок исправления: сначала закрывают то, что множится на людей, и только потом документы общего действия — их всё равно по одному экземпляру.
Как проверить себя за один вечер
Возьмите пять личных дел разных категорий: недавно принятого, старожила, совместителя, удалённого и недавно уволенного. Такой выборки хватает, чтобы понять состояние участка.
Дальше смотрите на них не как кадровик, а как инспектор — то есть ищете не порядок, а его отсутствие.
Откройте лист ознакомления. Работник расписывается за правила распорядка, положение об оплате и должностную инструкцию до подписания договора, а не когда-нибудь после.
Загляните в раздел договора про оплату. Там должна стоять конкретная сумма.
Сверьте даты приказов с датами оснований хотя бы по двум делам.
Посмотрите на график отпусков и на то, был ли человек в отпуске за последние три года. Неотгулянные дни копятся живыми деньгами.
Проверьте даты правил распорядка и положения об оплате. Документ пятилетней давности со ссылками на отменённые нормы хуже, чем его отсутствие.
Чем аудит отличается от самопроверки
Самопроверка показывает грубые дыры. Полный аудит идёт сплошной выборкой по личным делам, оценивает процессы, а не только бумаги, и заканчивается отчётом с оценкой рисков в деньгах и планом устранения по приоритетам.
Провести проверку выборкой и получить такой план помогает кадровый аудит HR Perfect. Отдельно стоит посмотреть воинский учёт — порядок описан в пошаговой инструкции.
Частые вопросы
Нашли нарушение — можно оформить документы задним числом?
Даты подделывать нельзя, это отдельный риск. Большинство пробелов закрывают оформлением с текущей даты с фиксацией фактических отношений: например, знакомят работников с актуальной редакцией ЛНА и собирают подписи сейчас.
Может ли кадровик проверить сам себя?
По-хорошему нет. Человек проверяет собственные решения и не видит того, что для него стало привычным. Нужен либо взгляд со стороны, либо руководитель, который знает требования.
Сколько времени занимает полный аудит?
Экспресс-проверка по чек-листу — от нескольких дней. Полный аудит зависит от численности штата и глубины запущенности, срок фиксируют до старта работ.
Результаты аудита могут попасть к проверяющим?
Нет. Отчёт получает только заказчик, это внутренний документ для подготовки. Конфиденциальность фиксируется в договоре.
Как часто повторять проверку?
Раз в год и обязательно после смены кадровика или крупных изменений в законодательстве.